Конферентен разговор: Съвети за подготовка, разходи, модерация

Съдържание

• Какво е конферентен разговор?
• Как работи конферентният разговор?
• Доставчик на конферентен разговор
• Различни модели на ценообразуване за конферентни разговори
• Какво наистина струва конферентен разговор?
• Какво ви трябва за конферентен разговор?
• Типични проблеми с конферентни разговори
• Как могат да се избегнат грешки в телекомуникациите?
• Задачи и функции на модератора
• Как работи конферентният разговор с мобилен телефон?

Конферентният разговор е идеалният инструмент за лесно, бързо и евтино обсъждане на професионални въпроси с повече от двама души - било то проекти или презентации. За това не са необходими твърде големи технически усилия. За съвременния "Telco" е достатъчен обикновен телефон или мобилен телефон. Има обаче няколко важни правила за конферентни разговори, на които трябва да обърнете внимание предварително. Нашите контролни списъци ви показват кои ...

Какво е конферентен разговор?

Телефонните конференции или така наречените конферентни разговори са срещи, на които можете само да се чувате, но не и да се виждате. Терминът телефонна конференция - известен също със съкращението си Telko или TK - обикновено се използва за телефонни разговори с повече от двама участници. С три до четири участника, един говори за тристранна конференция или четиристранна конференция. Всичко, което надхвърля това по отношение на участниците, е просто телекомуникация. Освен това се прави разлика в телефонните конференции според вида на връзката:

• Процедура за набиране
  Участниците се набират в конференцията независимо - оборудвани с подходящи данни за достъп - и трябва да се удостоверят с ПИН.
• Процедура за набиране
  Участниците се извикват от оператора на доставчика на телекомуникационни услуги или от организатора и конференцията се "извлича". Въпреки че процесът е по-удобен, той също е по-скъп за организатора, тъй като той също така поема всички такси за свързване.

Как работи конферентният разговор?

Конферентен разговор може да бъде настроен и изпълнен бързо. Междувременно има многобройни - в някои случаи безплатни - доставчици на Telco в Интернет (повече за това в следващия раздел). Не е задължително да бъдат изпълнени големите предпоставки.

Не се изисква модерна телефонна система. Един прост телефон или мобилен телефон е всичко, което е необходимо за телесреща. Така че, ако искате да започнете конферентен разговор с трима или повече участници, са ви необходими само три прости стъпки:

• Регистрирайте конферентен разговор
  За да започнете конферентен разговор, трябва да регистрирате конферентния разговор при избрания доставчик. Тази регистрация обикновено се изисква само веднъж и обикновено вече е възможна на уебсайта на доставчика на телекомуникации. За да направите това, обикновено ви трябват само име и имейл адрес (безплатните доставчици могат да ги използват в търговската мрежа) - или адрес за фактуриране (за платени доставчици на телекомуникации).
• Комуникирайте данни за достъп
  Обикновено ще ви бъде назначена така наречената стая за конферентен разговор. Всички участници могат по-късно да наберат тази виртуална стая. За тази цел стаята за конферентен разговор има ключ за данни за достъп от две части - телефонен номер (номер за набиране) и ПИН код за конференция (код за набиране, ПИН код или ПИН за конференция). С данните всеки може да набере от всяко място с телефона, iPhone или друг смартфон.
• Започнете конферентен разговор
  Ако всички участници имат номер и ПИН, можете да започнете. Подредете час, наберете и започнете конферентен разговор. Обикновено са необходими поне двама участници, за да влязат в стаята. Някои доставчици на телекомуникации имат т. Нар. Лидер на конференция - най-вече от съображения за сигурност. Той има свой собствен ПИН код за ръководител на конференцията и след това е и този, който позволява конферентната връзка за всички. Дотогава останалите участници често чуват само музика на задържане.

Доставчик на конферентен разговор

Обаждането от вашия домашен или служебен телефон ви свързва само с друг човек. Следователно за конферентен разговор с повече от двама участници трябва да използвате определен доставчик или софтуер.

Кой да изберете, зависи от една страна от вашите очаквания или изисквания на доставчика - от друга страна, разбира се, от цената на офертата. Представяме ви различни доставчици, с които можете да проведете конферентен разговор:

• Германска конферентна връзка
  Доставчикът deutsche-telefonkonferenz.de рекламира с „100% безплатна конферентна връзка“. Така че не е нужно да плащате никакви допълнителни такси, а само стационарен разговор. След като се регистрирате, ще получите данните за достъп по имейл и можете да започнете веднага. Броят на участниците и продължителността на конференцията са неограничени.
• SmartConference
  Използвате ли много конферентни разговори, за редовни срещи, за срещи с клиенти или за работа в екип? След това можете да сключите месечен абонамент за 9.90 при доставчика SmartConference. До 5 участника могат да се присъединят към Telko на тази фиксирана цена. За по-големите групи има по-скъпи тарифи за до 25 участници.
• WhatsApp
  Възможни са не само кратки съобщения, но и телефонни конференции чрез Whatsapp. В приложението можете лесно да създадете групово обаждане и да добавите до седем от контактите си. Лесно, бързо и безплатно. Идеален за частни потребители, но за някои компании този вариант не е достатъчно професионален. Освен това, разбира се, трябва да сте свързани с всички участници чрез Whatsapp.
• Skype
  Услугата Microsoft на Skype също предлага функция за групови разговори. За да направите това, трябва да добавите желаните участници към група, използвайки вашите контакти или търсене. След като това е създадено, можете да започнете груповото повикване. Ако всички участници използват софтуера Skype, този тип конферентно обаждане е безплатно.
• Бизнес конференция на Телеком
  Deutsche Telekom предлага своя собствена телефонна конферентна услуга, която позволява както обикновена телекомуникация, така и уеб конференции. В допълнение към разговора, документите могат да се споделят или да се показват презентации. Когато се таксуват според употребата, разходите са около 10 цента на минута за участник. Конферентен разговор от 30 минути с 5 участника би струвал около 15 евро. Но има и модели с фиксирана ставка за различен брой участници.
• Meebl
  Meeble рекламира няколко точки: безплатно, без регистрация, без реклама и без спам. Всичко, което трябва да направите, е да въведете вашия имейл адрес и показан код - помещението за конферентен разговор е настроено и може да се използва. Ще получите безплатни номера за набиране от Германия, Австрия и Швейцария. Ако искате да поддържате услугата, можете доброволно да изберете таксуван номер.

Други (частично таксувани) доставчици по азбучен ред без рейтинг: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMoneferenz.de, Telefone Conferenz.de, TeleMoneFonferenz.de, TeleMoneFonferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Konferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conference, Deluxe VoiceMeeting, Woopla.

Различни модели на ценообразуване за конферентни разговори

Въпреки големия избор от различни доставчици, ценовите модели могат да бъдат разделени само на две категории. Когато избирате подходящо решение, можете да избирате между тях (и асоцииран доставчик):

• Таксуване въз основа на използването
  Плащането се извършва тук на минута и на участник. Доставчиците измерват точно колко участници са били набрани в конферентния разговор и за какъв период от време. Умножено по посочената тарифа, това води до сумата на фактурата.
• Фиксирана ставка с абонамент
  Фиксирана цена, която да харчите в конферентни разговори толкова често и толкова дълго, колкото искате. Размерът на абонаментната цена се основава на броя на участниците. Около 10 евро на месец за разговори с до 7 потребители.

Най-добре е да разберете кой вариант си струва за вас. Честите телефонни конференции с голяма продължителност и много участници са значително по-скъпи в първия вариант. От друга страна, ако само рядко ви каните на телекомуникации в малки групи, може да плащате твърде много с фиксираната цена.

Какво наистина струва конферентен разговор?

Много доставчици рекламират, че конферентните им разговори са безплатни - при по-внимателен преглед това често не е напълно вярно: Или има ограничения за броя на участниците, или първата стъпка - регистрацията - е безплатна. Дори да няма договорни задължения или месечни разходи, обикновено има ниски такси на минута за времето за разговор по време на конферентния разговор.

Кои разходи възникват, също зависи от това откъде съответните абонати набират път в мрежата. По правило всеки участник заплаща разходите за присъединяване към германската стационарна мрежа. Те зависят от съответния телефонен доставчик: Ако имате фиксирана тарифа в германската стационарна мрежа, няма да се налага да плащате отделни такси;

Възможни са обаче и участници от чужбина, които нямат специални условия за германската стационарна мрежа. В зависимост от доставчика има и опцията ръководителят на конференцията да поеме таксите за телефонна конференция за всички. В такива случаи след това се сключва съответния абонамент.

Какво ви трябва за конферентен разговор?

Преди да изберете правилния доставчик на конферентен разговор, трябва да направите няколко официални мисли за самия конферентен разговор. Тези критерии оказват влияние върху избора на доставчик и по този начин върху разходите за конферентен разговор:

• Брой участници: Колко участници участват в телекомуникацията?
• Произход: Набират ли се обаждащи се от чужбина?
• Разходи: Кой плаща таксите за конферентен разговор?
• Допълнителни функции: Имате ли нужда от услуги като уеб контрол (за паралелни презентации) или функция за запис?

Като правило стандартизираните конферентни разговори и доставчици са достатъчни за до десет участници. Независимо от това, трябва да обърнете специално внимание на международността на повикващите и ограничението на броя на участниците, в противен случай това може бързо да стане скъпо.

Типични проблеми с конферентни разговори

Въпреки простата технология, нещата могат да се объркат с конферентния разговор. Често срещаните проблеми включват:

• Трудности при набиране
  В конферентните разговори често има поне един човек, който не успява да набере номер - или защото данните за достъп са неправилни (или са записани неправилно), или защото използваният софтуер (например със Skype) е остарял.
• Връзка
  Никой не може да направи нищо по въпроса, но е досадно, когато участниците многократно излитат от конферентния разговор и трябва да набират отново поради лоша (радио) връзка, например.
• Фонов шум
  Ако участниците слушат музика във фонов режим, прозорецът е отворен или участниците просто са забравили да натиснат бутона за заглушаване, докато разговарят с друг човек в офиса, това е изключително досадно.
• Речева дисциплина
  Тъй като никой не се вижда, няма невербална комуникация, която да сигнализира например кой ще има думата следващ. Ефект: Трудно е да се координира кой кога говори. Или всички отговарят на въпрос едновременно, или нито един.

Как могат да се избегнат грешки в телекомуникациите?

По-долу ви предоставяме и PDF документ, който можете да изтеглите безплатно, който съдържа много съвети за подготовка и провеждане на телефонни конференции. Това ще избегне досадни премеждия и ще допринесе за успеха на конферентната връзка.

Изтеглете, за да избегнете грешки

Задачи и функции на модератора

Като модератор имате специална роля по време на конферентния разговор. Те въвеждат ред да говорят. Вие отговаряте за следните задачи:

• отваряне
  Поздравявате всички присъстващи. Те обясняват защо се осъществява телекомуникацията и за какво ще става дума в следващия курс.
• представяне на участниците
  Ако това не е обикновен конферентен разговор или ако има нови участници, трябва да се запознаете всички помежду си, за да създадете приятна атмосфера за дискусия.
• координация
  Вашата основна задача е да координирате отделните речи и да насочвате дискусията. Най-лесното нещо е да се даде (и да се оттегли) думата на участниците.
• време
  Следете часовника, така че времето за конферентен разговор да не бъде надвишено. Уверете се, че дневният ред също е проработен.
• Обобщение
  Модераторът затваря конферентния разговор. Накрая трябва да обобщите резултатите, да очертаете следващите стъпки и да посочите кога ще се проведе следващата среща.

Как работи конферентният разговор с мобилен телефон?

По принцип конферентните разговори с мобилен телефон или iPhone не работят по различен начин от другите. Преди всичко трябва да се уверите, че мобилният ви телефон има достатъчно живот на батерията - по-дългите разговори на смартфона често са откровени смайлици. Също така трябва предварително да се уверите, че договорът за мобилен телефон включва фиксирана ставка за стационарната мрежа. Това е единственият начин да запазите конферентния разговор наистина безплатен за вас.

По време на конферентен разговор с мобилен телефон Особено се препоръчват приложения като услугата за съобщения Whatsapp. Както потребителите на iPhone, така и собствениците на смартфон с Android могат също толкова лесно да се справят без допълнителни приложения, тъй като мобилният им телефон обикновено вече включва тази функция. Принципът е идентичен: Първо трябва да се обадите на някой, който трябва да приеме вашето обаждане, за да можете да добавите допълнителни участници чрез телефонен символ със знак плюс. Моля, обърнете внимание: всички участници трябва да бъдат запазени в мобилните си телефони. Освен това конферентният разговор се прекъсва в момента, в който затворите.